Wenn Sie darüber nachdenken, ob Sie Telefone an Ihre Mitarbeiter ausgeben sollen oder nicht, müssen Sie natürlich eine Reihe von Dingen abwägen, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen. Einerseits gibt es gute Gründe, die für eine Verteilung von Smartphones an die Mitarbeiter sprechen. Damit Sie selbst entscheiden können, welchen Weg Sie für Ihr Unternehmen einschlagen wollen, finden Sie hier einen Überblick über die Vor- und Nachteile der Ausgabe von Smartphones oder Mobiltelefonen an Ihre Mitarbeiter sowie einen Leitfaden, der detailliert beschreibt, wie Sie diese Geräte einführen, wenn Sie sich letztendlich für diesen Weg entscheiden.Pro & ContraKompatibilität (Pro): Die Kompatibilität ist ein Grund dafür, Telefone an die Mitarbeiter zu verteilen, anstatt sie ihre eigenen Telefone für geschäftliche Zwecke nutzen zu lassen. Wenn Sie den Netzbetreiber, den Telefonhersteller und das Modell sowie das Betriebssystem auswählen, haben Sie ein Maß an Kontrolle, das mit einer BYOD-Richtlinie praktisch unmöglich wäre. Durch die größere Kontrolle wird es für Ihre IT-Abteilung einfacher, die Geräte zu schützen. Mehrere Telefone (Con): Eines der Probleme bei der Ausgabe von Smartphones oder Mobiltelefonen an Ihre Mitarbeiter besteht darin, dass Mitarbeiter, die bereits Smartphones oder Mobiltelefone besitzen, es möglicherweise nicht gut finden, ein privates und ein geschäftliches Telefon mit sich führen zu müssen, wohin sie auch gehen. Das bedeutet jedoch nicht, dass alle Ihre Mitarbeiter ein Telefon haben müssen. Bedenken Sie, dass laut Pew Research Center im November 2016 nur 77 % der Erwachsenen in den USA ein Smartphone besaßen. Sie können also nicht sicher sein, dass alle Ihre Mitarbeiter ein eigenes Telefon besitzen, aber Sie können sicher sein, dass die meisten von ihnen eines besitzen. Es wäre daher sinnvoll, sich vor der Entscheidung über die Verbreitung von Smartphones zu informieren.Kostenreduzierung (Pro): Wenn Sie eine BYOD-Strategie verfolgen, bei der Sie Ihren Mitarbeitern alle Anrufe oder Arbeiten, die sie von ihren eigenen Telefonen aus tätigen, erstatten, könnten höhere Kosten auf Sie zukommen. Der Grund dafür ist, dass Sie die Rechnung für eine Reihe von Tarifen mit unterschiedlichen Preisen bezahlen müssen. Da es eine Fülle von Anbietern gibt, die um Geschäftskunden konkurrieren, bedeutet die Vergabe von Firmentelefonen, dass Sie die Möglichkeit haben, einen besseren Tarif als den beworbenen auszuhandeln.
Höhere IT-Kosten (Contra): Wenn Sie eine BYOD-Richtlinie haben, wird von Ihren Mitarbeitern erwartet, dass sie ihre eigenen Smartphones oder Mobiltelefone warten. Wenn Sie jedoch Telefone verteilen, ist Ihr Unternehmen für die Wartung der Telefone und für die Reparatur bei Fehlfunktionen verantwortlich. Diese Belastung Ihrer IT-Abteilung könnte die Kosten in die Höhe treiben.Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit (Pro): Unternehmen sollten zwar bestrebt sein, ihren Mitarbeitern ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Privatleben zu bieten, doch manche Arbeitsplätze erfordern, dass die Mitarbeiter rund um die Uhr erreichbar sind. Wenn dies in Ihrem Unternehmen der Fall ist, lässt sich durch die Verteilung von Firmentelefonen leichter sicherstellen, dass die Mitarbeiter auch außerhalb der normalen Geschäftszeiten erreichbar sind.Laufende Kosten für Technologie-Upgrades (Contra): Denken Sie daran, dass die Ausgabe von Telefonen an Mitarbeiter keine einmalige Angelegenheit ist. Sie müssen die Hardware vielleicht alle paar Jahre aktualisieren. Technologie und Funktionen ändern sich, so dass Sie sicherstellen müssen, dass Sie in Bezug auf die Modelljahre nicht zu weit zurückfallen, wenn Sie wollen, dass Ihre Mitarbeiter ihre Telefone effizient nutzen können. Etwa 83 % der Arbeitnehmer weltweit sind der Meinung, dass sie durch technologische Innovationen ihre Produktivität steigern konnten, aber veraltete Telefone, die träge sind oder nicht optimal funktionieren, können diese Produktivität einschränken oder ganz verhindern. Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens und dem zur Verfügung stehenden Budget kann es sich als kostspielig erweisen, eine Strategie zu verfolgen, die es erforderlich macht, alle zwei oder mehr Jahre in neue Telefone zu investieren.Überwachung (Pro): Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Smartphones oder Mobiltelefone zur Verfügung stellen, können Sie sie stärker in die Verantwortung nehmen, da Sie die Nutzung der Telefone überwachen können. Mit den vom Unternehmen ausgegebenen Handys lässt sich die Nutzung von Sprach- und Datendiensten leicht überwachen, und es können Beschränkungen für die Art von Apps festgelegt werden, die die Mitarbeiter auf ihre Telefone herunterladen können. Dies kann die Transparenz fördern und Ihrem Unternehmen eine bessere Kontrolle über die Nutzung der Firmentelefone durch die Mitarbeiter ermöglichen. Es ist jedoch wichtig, die Überwachung der mobilen Geräte gegenüber den Mitarbeitern transparent zu gestalten: Sie können sicher sein, dass einige Arbeitnehmer mit jeder Maßnahme, die eine Überwachung beinhaltet, unzufrieden sein werden. Dies ist einer der Gründe, warum viele Mitarbeiter eine BYOD-Richtlinie bevorzugen. Eine Studie legt nahe, dass Arbeitnehmer produktiver sind, wenn sie ihre eigenen Geräte am Arbeitsplatz nutzen dürfen, als wenn sie vom Unternehmen ausgegebene Geräte verwenden.Sichere Daten (Pro): Ein weiterer wichtiger Vorteil der Bereitstellung von Mobiltelefonen für Mitarbeiter besteht darin, dass Ihr Unternehmen eine bessere Kontrolle über die Sicherung der Unternehmensdaten hat, indem es Maßnahmen wie ein robustes Antivirenprogramm, regelmäßige Updates, um die aktuellste Software zu erhalten, routinemäßige Backups der Geräteinhalte, sichere Passwörter und regelmäßige Passwortänderungen sowie Passcodes vorschreibt.Nachdem Sie die Vor- und Nachteile abgewogen haben, müssen Sie entscheiden, ob Sie Ihren Mitarbeitern Telefone zur Verfügung stellen wollen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, brauchen Sie einen Plan, der festlegt, welche Mitarbeiter Smartphones oder Mobiltelefone benötigen.Es ist wichtig zu wissen, dass es zwar schön wäre, davon auszugehen, dass alle Mitarbeiter die ihnen am Arbeitsplatz zur Verfügung gestellten Telefone verantwortungsvoll nutzen, dies aber nicht immer der Fall ist. Es ist daher sinnvoll, eine formelle Richtlinie zu erstellen, die praktische Leitlinien für die Nutzung von Smartphones und Mobiltelefonen enthält, die das Unternehmen seinen Mitarbeitern zur Verfügung stellt.
Telefonrichtlinien am ArbeitsplatzHiersind einige praktische Tipps, die Teil jeder Telefonrichtlinie sein sollten. Vergewissern Sie sich, dass die Mitarbeiter die Richtlinie unterschreiben, bevor sie ein vom Unternehmen ausgegebenes Telefon erhalten.
Im Rahmen Ihrer Telefonrichtlinien müssen Sie auch alle Sanktionen klar formulieren, die vom Entzug der Telefonprivilegien bis hin zur möglichen Kündigung des Arbeitsverhältnisses reichen können, wenn das Vergehen schwerwiegend genug ist, um eine solche Maßnahme zu rechtfertigen.
Sollte Ihr Unternehmen seinen Mitarbeitern also Firmentelefone zur Verfügung stellen? Unterm Strich liegt diese Entscheidung ganz bei Ihnen. Aber wie Sie sehen können, gibt es einige gute Gründe für eine solche Strategie. Damit es funktioniert, müssen Sie klare Richtlinien aufstellen, damit die Mitarbeiter ihre Rechte und Pflichten in Bezug auf die Firmentelefone verstehen.
