Nicht alle Geschäftsabläufe und -vorgänge finden im Büro statt, sondern teilweise auch vor Ort. Mit dem jüngsten Anstieg der Fernarbeit arbeiten in den meisten Unternehmen mehrere Mitarbeiter an verschiedenen Orten und in verschiedenen Zeitzonen. Daher besteht ein Bedarf an einem Workflow-Management-System, das es den Mitarbeitern ermöglicht, Dinge unterwegs zu erledigen und die Produktivität aufrechtzuerhalten - überall und zu jeder Zeit.
Der effektivste Weg, Teams miteinander zu verbinden und ihre Arbeit zu synchronisieren, sind die Geräte in ihren Händen - Laptops, Android- oder iOS-Smartphones und Tablets. Wir haben diesen Leitfaden zusammengestellt, damit Sie besser verstehen, was mobiles Workflow-Management ist, welche Komponenten es hat und wie man sie findet.
Mobiles Workflow-Management ist ein System, das Gruppen und Unternehmen helfen soll, ihre täglichen Geschäftsabläufe zu verfolgen und zu optimieren. Mit anderen Worten, es ist ein Management-Tool, das Ihnen hilft, eine vordefinierte Abfolge von Aktionen - Ihren Geschäftsworkflow - einzurichten, zu überwachen und zu verwalten.
Beim mobilen Arbeitsablauf gibt es einige Schlüsselkomponenten, die Sie beachten müssen, z. B.
Bei einem papiergestützten Arbeitsablauf werden Dokumente wie Zeitpläne, Berichte und Arbeitsaufträge gedruckt und physisch an die Mitarbeiter verteilt. Denken Sie daran, wie viel Kosten dies verursacht und wie viel Zeit es kostet, bestimmte Aufgaben zu erledigen, um die Unternehmensziele zu erreichen.
Die Realität ist, dass ein papiergestützter Arbeitsablauf langsam, kostspielig, ineffektiv und mit Compliance-Risiken behaftet ist. Bei einem mobilen Arbeitsablauf hingegen entfallen die Druckkosten sowie die Entfernungs- und Zeitbarrieren.
Außerdem erfordern papiergestützte Arbeitsabläufe viele manuelle Verfahren, während mobile Workflow-Lösungen automatisierte Arbeitsabläufe ermöglichen.
Auf dem heutigen Markt sind Unternehmen, die sich die mobile Technologie - und damit auch den mobilen Workflow - nicht zu eigen gemacht haben, stark benachteiligt. Sie verlieren nicht nur an Effizienz und Rentabilität, sondern kommen auch nicht in den Genuss der innovativen Möglichkeiten, die der mobile Workflow für die Nachrichtenübermittlung, Kommunikation und Teamarbeit bietet.
Die Nutzung integrierter Backend-Plattformen und mobiler Anwendungen für die Verwaltung von Arbeitsabläufen eröffnet Ihnen eine neue Welt mit grenzenlosen Möglichkeiten, von denen wir einige im Folgenden vorstellen.
Mobile Workflows ermöglichen ein einfaches Management von Geschäftsprozessen, insbesondere in Situationen, in denen es Leistungsprobleme gibt. Manager können mobile Workflows nutzen, um potenzielle Prozessprobleme proaktiv und in Echtzeit zu erkennen - und gleichzeitig sicherstellen, dass die Prozesse mit den allgemeinen Geschäftszielen übereinstimmen. Dieses Wissen wird benötigt, um die Service-Level-Leistung zu analysieren und so die Effizienz des Unternehmens insgesamt zu verbessern.
Schnell, effektiv und effizient zu sein sind drei Begriffe, die Produktivität definieren. Mobile Workflow-Management-Systeme sind dafür bekannt, dass sie Unternehmen dabei helfen, in kürzerer Zeit mehr zu erledigen. Wenn zum Beispiel monotone und wiederkehrende Aufgaben an eine Automatisierungssoftware übergeben werden, können sich Management und Mitarbeiter auf ihre Kernaufgaben und umsatzsteigernde Aktivitäten konzentrieren - statt auf endlose Verwaltungsaufgaben.
Mobile Arbeitsabläufe helfen Unternehmen in zweierlei Hinsicht, besser zu arbeiten. Zum einen ermöglichen mobile Arbeitsabläufe eine digitale Dokumentation und sorgen dafür, dass die Mitarbeiter alle benötigten Informationen jederzeit zur Hand haben. Dies verringert die Frustration, die dadurch entsteht, dass sie nach benötigten Informationen suchen müssen. Auf diese Weise werden die Erfahrung und das Wohlbefinden der Mitarbeiter verbessert, und der Nebeneffekt ist, dass die Mitarbeiter motivierter sind, ihre Arbeit zu erledigen.
Auf der anderen Seite helfen mobile Arbeitsabläufe einem Unternehmen, seine Kunden besser zu bedienen. Zum Beispiel können Kunden mit ihren mobilen Geräten Zahlungen mit ihren Kreditkarten vornehmen. Dies verbessert die allgemeine Benutzerfreundlichkeit erheblich.
Wenn Arbeitsabläufe reibungslos und gleichzeitig ablaufen, spart das Zeit. Denken Sie an einen Schritt in Ihrem Geschäftsprozess, dessen Ausführung einige Zeit in Anspruch nimmt. Multiplizieren Sie die aufgewendete Zeit mit der Anzahl der Durchführungen dieser Aufgabe und sehen Sie, wie viel Zeit und Geld verschwendet wird.
Die Erhebung von Informationen vor Ort mit Papierfragebögen, die Ihre Mitarbeiter verteilen, kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Bei der Verwendung eines mobilen Formulars hingegen können mehrere Benutzer das Formular gleichzeitig ausfüllen - das spart eine Menge Zeit und Geld. Außerdem stehen die gesammelten Daten den Managern in Echtzeit zur Verfügung, um Entscheidungen zu treffen.
In Verbindung mit all dem, was oben über die Verwaltung mobiler Arbeitsabläufe gesagt wurde, finden Sie hier einige Tipps zur Optimierung der mobilen Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen.
In der Regel besteht der Ausgangspunkt eines jeden Verfahrens zur Verwaltung von Arbeitsabläufen darin, Ihre derzeitigen Prozesse detailliert zu erfassen und sorgfältig zu analysieren. Möglicherweise müssen Sie auch die jeweiligen Manager um ein Feedback zu den von ihnen betreuten Prozessen bitten. Dadurch werden Schlüsselbereiche Ihrer Geschäftsprozesse sichtbar, die verbessert werden müssen.
Sobald die verschiedenen Prozesse klar verstanden sind, ist es an der Zeit, sie in kleinere, überschaubare Teile zu zerlegen, was sie weiter vereinfacht und rationalisiert. Machen Sie dies so lange, bis Ihr gesamter Geschäftsablauf von einem neuen Mitarbeiter leicht verstanden und ohne Stress ausgeführt werden kann.
Die Dokumentation ist beim Workflow-Management sehr wichtig, denn was nicht dokumentiert wird, kann leicht vergessen oder übersehen werden. Daher sollte jeder Workflow-Prozess aufgezeichnet werden - von der Aufgabenerstellung über die Zuteilung bis hin zum Workflow-Fortschritt. Mit einer Workflow-Management-Software ist dies machbar und nahtlos möglich. Mit einer Projektmanagement-Software wie Asana ist es beispielsweise möglich, Arbeitsabläufe zu definieren, Aufgaben zu erstellen und den Fortschritt von Anfang bis Ende zu verfolgen und zu verwalten - alles an einem Ort.
Lösungen zur Workflow-Automatisierung können zur Automatisierung von Prozessen wie Registrierung, Zahlungen, Lieferung, Feedback und Bestandsverwaltung eingesetzt werden. Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen können manuelle Prozesse drastisch reduziert oder ganz abgeschafft werden.
Wenn Sie zum Beispiel ein Restaurant besitzen, können Sie eine mobile App einrichten, mit der Kunden ihre Bestellungen aufgeben, Zahlungen vornehmen und ihre aktiven Bestellungen auf ihren mobilen Geräten verfolgen können. Gleichzeitig erhalten die Mitarbeiter des Restaurants während der Bestellung Benachrichtigungen über die Bestellung und Details zum Menü.
Da das oberste Ziel des mobilen Workflow-Managements darin besteht, die Effizienz und Produktivität zu verbessern, ist eine ständige Überprüfung und Bewertung erforderlich. Dabei geht es darum, den Fortschritt anhand der gesetzten Ziele zu messen, Schwachstellen oder verbesserungsbedürftige Bereiche zu erkennen und entsprechend anzupassen.
Nun, da Sie den Wert der Integration des mobilen Workflow-Managements in Ihr Unternehmen richtig verstanden haben, lassen Sie uns über die wichtigste Komponente dieses Themas sprechen - die mobilen Geräte. Sie müssen sicherstellen, dass die von Ihren Mitarbeitern verwendeten Geräte sauber sind, da dies den Fluss Ihrer Arbeitsabläufe erheblich behindern kann.
Phonecheck bietet eine Geräteverarbeitungslösung, die die Gesundheit und Sicherheit Ihrer mobilen Geräte garantiert. Unsere Unternehmenslösung ist vollständig integriert, um einen schwerfälligen Arbeitsablauf zu konsolidieren.
Darüber hinaus enthält unsere Unternehmenslösung eine Datenlöschsoftware, mit der Sie mobile Geräte routinemäßig löschen können - vor allem, wenn sie sensible Informationen enthalten und Sie sie an einen anderen Mitarbeiter weitergeben müssen. Auch wenn Sie beschließen, gebrauchte Mobilgeräte für Ihr Team anzuschaffen, ist die Datenlöschsoftware nützlich, um die Geräte zu säubern. Apropos gebrauchte Geräte: Sie müssen auch sicherstellen, dass die Geräte nicht als verloren oder gestohlen gemeldet wurden - Phonecheck Certification übernimmt dies für Sie.
Wir möchten Ihnen einen freundlichen Rat geben: Kaufen Sie niemals ein gebrauchtes Gerät ohne einen Phonecheck Certified History Report. Vermeiden Sie kostspielige versteckte Probleme, indem Sie einen Erfahrungsbericht auf phonecheck.com für etwa den Preis einer Tasse Kaffee erwerben.
