Leitfaden für Data Governance in Unternehmen

Der technologische Fortschritt des 21. Jahrhunderts hat zu einem raschen digitalen Wandel geführt. Der Wandel ist beispiellos, von der Art und Weise, wie wir miteinander umgehen, bis hin zur Art und Weise, wie wir Geschäfte machen. Auch die Bereiche Gesundheit, Politik und Bildung bleiben von den Veränderungen nicht verschont. Infolgedessen sind wir besser informiert, vernetzt und effizienter in unserem Handeln. 

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Der Kern der Digitalisierung ist eine riesige Menge an Daten (Erstellung, Erfassung und Speicherung). Statista schätzt, dass bis 2025 weltweit 180 Zettabyte an Daten entstehen werden. Der Zugang zu diesen Daten ermöglicht eine schnelle Entscheidungsfindung, die für die Verbesserung schnell wachsender wirtschaftlicher Probleme unerlässlich ist.

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Dank der leicht zugänglichen Daten können moderne Unternehmen ihre Produkte und Dienstleistungen besser auf die Bedürfnisse ihrer Kunden abstimmen. Marketingkampagnen sind personalisierter, und der gesamte Produktionsprozess ist effizienter.

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Mit der leichten Zugänglichkeit von Daten stehen Unternehmen jedoch vor einer neuen Herausforderung, wenn es darum geht, Big Data effektiv zu speichern oder zu verwalten, ohne die Privatsphäre von Kunden, Klienten oder Mitarbeitern zu gefährden. Eine proaktive Lösung für diese Herausforderung erfordert gute Data-Governance-Initiativen.

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Sie fragen sich vielleicht, was ist Data Governance? Wie wirkt sie sich auf die Datensicherheit, -verwaltung und -speicherung des gesamten Unternehmens aus? Unser Leitfaden beantwortet diese Fragen und zeigt, warum Data Governance für Ihr Unternehmen wichtig sein sollte.

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Was ist Data Governance?

Data Governance umfasst den Ansatz eines Unternehmens, eine Struktur dafür zu schaffen, wie die Daten das gesamte Unternehmen durchlaufen. 

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Data Governance umfasst die Überwachung der Datenqualität und die Erstellung von Protokollen für die Erfassung, Verarbeitung, Organisation, gemeinsame Nutzung, Sicherung und Verwendung von Daten. Damit soll sichergestellt werden, dass Ihr Unternehmen die Daten, die es durchläuft, optimal nutzen kann und gleichzeitig die Gesetze und Vorschriften einhält.

Data Governance ist also die Gesamtheit der Richtlinien und Verfahren, die festlegen, wie ein Unternehmen mit Daten umgeht.

Data Governance sorgt dafür, dass die richtigen Daten zur richtigen Zeit an die entsprechenden Geschäftsbereiche weitergeleitet werden. Dies kann die Datenanalyse und -verwaltung des Unternehmens verbessern. 

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Vorteile von Data Governance

• Hohe Datenqualität: Data Governance gewährleistet die Richtigkeit, Vollständigkeit und Relevanz der Daten, die das Unternehmen durchlaufen. Dies trägt zur Verbesserung der Effizienz bei, da das Unternehmen die Rechenschaftspflicht und die Einhaltung der Vorschriften ordnungsgemäß festlegen und messen kann.

• Verfeinerter Produktionsprozess: Data Governance sorgt für betriebliche Effizienz, indem ineffektive Schritte im Produktionsprozess eliminiert werden. Hervorragende und rechtzeitige Data Governance strafft die Abläufe und erleichtert die Arbeitsbelastung des Unternehmens.

• Maximiert den Unternehmensgewinn: Data Governance trägt dazu bei, das Vertrauen der Kunden zu stärken. Darüber hinaus hilft sie dabei, die Probleme der Kunden genauer zu lösen und ihnen maßgeschneiderte Waren und Dienstleistungen anzubieten. Wenn die Kundenzufriedenheit steigt und die Kosten aufgrund effizienter Abläufe sinken, steigen Umsatz und Gewinn.

• Bessere Entscheidungsfindung: Durch eine effiziente Datenverwaltung können Unternehmen auf genauere und sachdienlichere Daten zugreifen, die ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen. Das Ergebnis ist ein verbesserter Geschäftsplan und strategischer Ansatz mit produktiveren Geschäftsergebnissen.

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Warum Data Governance wichtig ist

Moderne Unternehmen benötigen eine gute Datenverwaltung aus zwei wichtigen Gründen: 

• Zur Aufrechterhaltung der Effizienz der Daten
• Einhaltung von Vorschriften 

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Diese beiden Gründe werden im Folgenden näher erläutert.

Effizienz der Daten 

Für Unternehmen, die mit großen Mengen an Unternehmensdaten arbeiten, ist es schwierig, deren Nutzung zu maximieren und strategische Ziele mit herkömmlichen Mitteln zu erreichen.

Bevor Sie Ihre Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage von Daten treffen können, müssen Sie deren Qualität sicherstellen. Allein die Zertifizierung der Datenqualität in Ihrem System erfordert das Sortieren von Hunderttausenden (oder sogar Millionen) von Datenfragmenten. Dann müssen Sie sie organisieren und aus den verschiedenen Erfassungsquellen oder Plattformen zusammenführen. Als Nächstes folgt die Analyse aller Daten, die Sie bis dahin gesammelt und organisiert haben.

Leider ist auch dies kein einmaliger Prozess. Daten sind kontinuierlich, und nur durch ein ausgeklügeltes System kann ein Unternehmen hoffen, seinen ständigen Datenfluss effektiv zu verwalten.

Bevor ein Unternehmen überhaupt mit Daten dieser Größenordnung arbeiten kann, müssen die Beteiligten oder Data-Governance-Teams ein System zur Verwaltung der Daten und ihrer Prozesse schaffen. Sie müssen festlegen, über welchen Kanal die Daten empfangen werden sollen, welche Analysemethoden und -werkzeuge für ein bestimmtes Datenmodell eingesetzt werden sollen, welchen Mitarbeitern der Datenzugang gewährt werden soll usw.

Einhaltung der Vorschriften 

Die in Ihrem Besitz befindlichen Nutzerdaten müssen angemessen geschützt werden. Die Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit ist eine Möglichkeit für ein Unternehmen, das Vertrauen der Kunden und die Integrität der Beteiligten zu bewahren. Das Vertrauen der Kunden ist gleichbedeutend mit Loyalität. Wenn Kunden Ihrer Marke gegenüber loyal sind, kaufen sie mehr und empfehlen Ihre Marke an Freunde und Verwandte weiter. Der Nettoeffekt ist ein höherer Umsatz. Das ist jedoch nicht der einzige Grund, warum Unternehmen der Datenintegrität oder dem Datenschutz Priorität einräumen. Ein weiterer wichtiger Grund ist die Vermeidung von Sanktionen oder Strafverfolgung durch die zuständigen Behörden aufgrund von Verstößen gegen den Datenschutz. 

Der Grund dafür ist, dass die Regierungen der einzelnen Länder Vorschriften erlassen haben, die regeln, wie Unternehmen Daten erfassen und verwenden dürfen. Die Allgemeinen Datenschutzbestimmungen (GDPR) der Europäischen Union beispielsweise legen strenge Richtlinien dafür fest, wie die Daten ihrer Bürger erfasst, gespeichert, verwendet und weitergegeben werden dürfen.

Mehrere einzelstaatliche und bundesstaatliche Gesetze in den Vereinigten Staaten, wie der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA ) und der Electronic Communications Privacy Act (ECPA), regeln die Verwendung und den Schutz der Daten von US-Bürgern in gleicher Weise. Sie schaffen Datenstandards, die strikt befolgt werden müssen.

Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann zu schweren und kostspieligen gesetzlichen Sanktionen führen. Jedes Unternehmen, das fahrlässig mit Kundendaten umgeht, wird das Vertrauen der Kunden verlieren.

Die Notwendigkeit, sich an Gesetze und Vorschriften zu halten, ist ein zusätzlicher Anreiz für Unternehmen, ein rechenschaftspflichtiges und organisiertes System für den Umgang mit Daten einzurichten.

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Die 4 Säulen der Data Governance

Nachfolgend sind die vier Säulen der Data Governance aufgeführt, die ihre Bedeutung unterstreichen.

Verwaltung von Daten 

Data Stewardship beinhaltet die Umsetzung des Rahmens und der Struktur, die durch eine effektive Data Governance bereitgestellt werden. Sie umfasst Techniken und Methoden zum Sammeln, Organisieren, Verteilen und gemeinsamen Nutzen von Daten. Data Stewardship umfasst auch die verschiedenen Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Datenverwaltungsrahmens.

Der gesamte Datenlebenszyklus innerhalb des Data-Governance-Rahmens ist bedeutungslos, wenn es keine Möglichkeit gibt, seine Grundsätze und Richtlinien für den täglichen Gebrauch umzusetzen.

Qualität der Daten 

Bei der Datenqualität geht es darum, wie viel Wert ein bestimmter Datensatz für Ihre Ziele hat. Dazu gehört, wie genau oder zuverlässig die Informationen sind, wie zeitnah und in welcher Reihenfolge Sie sie erhalten haben und wie umfassend die Daten sind.

Bei der Datenqualität geht es um die Vollständigkeit der vorgelegten Daten. Sie befasst sich mit Problemen wie unvollständigen Telefonnummern, fehlenden Eingabefeldern und allgemeinen Fehlern bei der Eingabe von Informationen.

Der Nutzen von Daten für jedes Unternehmen hängt von ihrer Qualität ab. Qualitativ hochwertige Daten tragen in hohem Maße zu den Strategien und Entscheidungsprozessen eines Unternehmens bei. Sie führen zu angemessenen Entscheidungen und präzisen Maßnahmen, um dem Markt voraus zu sein.

Verwaltung von Stammdaten 

Beim Stammdatenmanagement (MDM) geht es um die Verwaltung und Zentralisierung der wichtigsten Datenkategorien, die für das Erreichen Ihrer Geschäftsziele wichtig sind.

Stammdaten werden bei Unternehmen im Allgemeinen in vier Bereiche unterteilt. Der primäre Bereich sind die Kunden, zu denen Mitarbeiterdaten, Produkte, Standorte usw. gehören. Die "anderen" Kategorien umfassen Bereiche wie Verträge, Garantien, Lizenzen usw.

Die Verwaltung von Stammdaten ist von entscheidender Bedeutung, da Daten aus verschiedenen Quellen über verschiedene Tools und Geräte in einem einzigen Datenspeicher-Silo gesammelt werden. Daher müssen die neuen Daten organisiert und in Stammdatenbereiche sortiert werden, um nützlich zu sein.

Anwendungsfälle für Data Governance 

Nachfolgend werden spezifische Anwendungen von Data Governance vorgestellt und erläutert, wie sie die Effizienz und den Fortschritt verbessern:

• Schutz von Kundendaten. Organisationen sind mit hochsensiblen Daten der Öffentlichkeit betraut, insbesondere mit persönlich identifizierbaren Informationen (PII), und es wird von ihnen erwartet, dass sie diese mit äußerster Sorgfalt behandeln. Data-Governance-Richtlinien bilden den Rahmen, der die Zugänglichkeit einschränkt und die Verantwortlichkeit für die Verwaltung und Verwendung dieser Daten festlegt.
• Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen. Künstliche Intelligenz sorgt für Automatisierung, Schnelligkeit und fehlerfreie Ausführung von sich wiederholenden Aufgaben. Sie hilft Unternehmen, Daten schneller zu analysieren und bessere Entscheidungen zu treffen. Künstliche Intelligenz ist jedoch auch stark von der Qualität der verfügbaren Daten abhängig. KI- und maschinelle Lernsysteme verlieren an Effizienz, wenn es den Daten, die sie durchlaufen, an Konsistenz und Verständlichkeit mangelt. Unternehmen können ihre KI-Systeme mit hochoptimierten Daten füttern und mit Data Governance exponentielle Ergebnisse erzielen.
• Kundenerlebnis. Data Governance sorgt für ein reibungsloses Kundenerlebnis. Durch die Kontrolle der Informationsqualität und die Sicherstellung eines organisierten Datenflusses können Unternehmen die Erfahrungen der einzelnen Kunden besser anpassen. Sie können Waren und Dienstleistungen anbieten, die den spezifischen Bedürfnissen entsprechen. Der Kunde kann ohne offensive Marketingtaktiken durch den Verkaufsprozess geführt werden und so die besten Kaufentscheidungen treffen.

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Tools zur Datenverwaltung

Data-Governance-Tools helfen bei der Systematisierung, der Entwicklung von Protokollen und der Strukturierung der Datennutzung und -verwaltung in einem Unternehmen. Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten und beliebtesten Data-Governance-Tools, die Unternehmen zur Verfügung stehen:

• Azure Purview: Azure Purview ist eine Data-Governance-Software für Unternehmen, die von dem Software-Riesen Microsoft Corporation entwickelt wurde. Azure Purview ist ein Cloud-basiertes Tool, mit dem Unternehmen Datenprotokolle sowohl vor Ort als auch aus der Ferne erstellen und durchsetzen können. Es sorgt für eine effiziente Datenorganisation, -klassifizierung und -zugänglichkeit. Azure Purview ist auch als Windows-Softwareanwendung erhältlich.
• Collibra: Collibra ist ein Data-Governance-Tool, das umfassende intelligente Unterstützung für alle Säulen der Data-Governance bietet. Es verfügt über ein umfassendes Steward-Management-Tool, das Datenverwaltern hilft, Rollen und Aufgaben effektiv zu delegieren und ihren Datenverwaltungsprozess zu optimieren. Collibra ist auch sehr zugänglich. Es ist auf mobilen Geräten wie iPads, iPhones, Windows und Mac verfügbar - und bleibt dennoch ein vollwertiges Cloud-basiertes SaaS-Tool.
• Systemanwendungen und -produkte (SAP): SAP ist ein weiteres Data-Governance-Tool, bei dem die Vereinheitlichung und Zugänglichkeit von Daten im Vordergrund steht. Sein besonderer Schwerpunkt liegt auf der Stammdatenverwaltung. Dennoch enthält es umfassende Tools, die Ihnen helfen, Trends im MDM zu maximieren und anschauliche Visualisierungen Ihrer Datensysteme zu erhalten. SAP ist als Platform-as-a-Service (PaaS)-Lösung verfügbar und nutzt Cloud Computing, um Ihre Data-Governance-Prozesse zu strukturieren.
• Stammdaten-Governance: Im Gegensatz zur Unternehmenssoftware geht es bei der Master Data Governance um die Methoden und die Data Governance-Strategie, die verwendet werden, um Ordnung in die gemeinsam genutzten Informationen innerhalb eines Unternehmens zu bringen. Stammdaten-Governance hilft Unternehmen dabei, den Datenkatalog ihrer Datenbestände zu vereinheitlichen.

Rollen der Data Governance im Unternehmen

Zu den typischen Aufgaben der Data Governance in einem Unternehmen gehören:

• Verantwortlicher für Daten: Der CDO beaufsichtigt und leitet die Aktivitäten aller Datenverwaltungsabteilungen eines Unternehmens. Zu seinen Aufgaben gehören die Zertifizierung der Datenqualität, die Entwicklung von Datenverwaltungsstrategien und die Sicherstellung der Einhaltung von Data-Governance-Protokollen.
• Dateneigentümer: Der Dateneigentümer ist für die Klassifizierung, Sicherheit und Verwendung der Daten im Unternehmen verantwortlich.
• Datenverwalter: Der Datenverwalter ist für die tägliche Erfassung und Pflege der Qualität, Genauigkeit und Relevanz von Daten innerhalb eines Unternehmens verantwortlich.
• Datenarchitekt: Der Datenarchitekt ist für die Datendefinitionen und die Entwicklung eines Rahmens für die Verwaltung der Unternehmensdaten verantwortlich. Ein Datenarchitekt ebnet den Weg für eine erfolgreiche Data Governance.
•  Manager für Datenqualität: Der Qualitätsmanager stellt sicher, dass die Datenverwaltungsprozesse mit dem vom Unternehmen festgelegten Rahmen übereinstimmen. Er führt Audits durch, um sicherzustellen, dass die Datenqualitätskriterien erfüllt werden.
•  Manager für Datendokumentation: Der DDM sorgt für die Richtigkeit und rechtzeitige Bereitstellung der benötigten Daten aus den Data-Governance-Verfahren.

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Detaillierte Berichte über den Verlauf mobiler Geräte mit Phonecheck

Eine effiziente Data-Governance-Initiative ist das Rezept für eine gute Datenverwaltung. Dennoch müssen Unternehmen weitere proaktive Maßnahmen ergreifen, um sensible Daten zu schützen. Wenn Sie beispielsweise alte Firmentelefone zum Wiederverkauf anbieten, müssen Sie eine Datenlöschung auf Unternehmensebene durchführen. Wenn Sie gebrauchte Ersatztelefone auf dem freien Markt kaufen, müssen Sie einen Bericht über die Historie der mobilen Geräte einholen. Verhindern Sie durch die Datenlöschung, dass sensible Informationen für das wiederverkaufte Telefon in die falschen Hände geraten. Der Verlaufsbericht bestätigt den Betriebszustand des Telefons und den ESN-Status für das Ersatztelefon. 

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Leider wissen die meisten IT-Manager nicht, wie sie das anstellen sollen. Und genau hier Phonecheck ins Spiel. Unsere branchenübliche Diagnosesoftware bietet Datenlöschung und mobile Zertifizierungen auf Unternehmensebene. Unsere Softwarelösungen garantieren Datensicherheit und -integrität, unabhängig davon, ob Sie mobile Geräte weiterverkaufen, kaufen oder routinemäßig überprüfen. Vermeiden Sie kostspielige versteckte Probleme, indem Sie einen individuellen Geräteverlaufsbericht auf phonecheck.com für etwa den Preis einer Tasse Kaffee erwerben.

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